Spory, które powstają pomiędzy stronami umowy mogą być także rozstrzygane przez sądy arbitrażowe. Arbitraż sprowadza się do polubownego, pozasądowego rozstrzygnięcia sporu przez powołanych do tego arbitrów. W postępowaniu arbitrażowym strony mają wpływ na wybór arbitrów oraz zasady rozstrzygania sporu. Sądy arbitrażowe mogą być sądami ad hoc tj. powołanymi przez strony danego sporu bądź mogą funkcjonować jako stałe sądy arbitrażowe (polubowne) utworzone np. przy izbach gospodarczych lub innych organizacjach.

Podstawą do wszczęcie postępowania arbitrażowego jest tzw. zapis na sąd polubowny.

Jaką formę powinien mieć zapis na sąd polubowny?

Zapis na sąd polubowny powinien być sporządzony na piśmie. Może mieć on formę klauzuli umownej albo odrębnej umowy zawartej pomiędzy stronami. Jednak nawet wówczas, gdy zapis tego rodzaju zamieszczony jest w formie klauzuli w umowie jego skuteczność rozpatrywana jest samodzielnie od innych klauzul umownych.

Wymóg sporządzenia zapisu na sąd polubowny na piśmie będzie również zachowany jeśli zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść.

Zapis na sąd polubowny jest umową, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, w tym art. 58 § 2 czy art. 65 k.c. dotyczący wykładni oświadczeń woli.

Sporządzając zapis na sąd polubowny należy pamiętać o zachowaniu staranności w tym względzie, gdyż źle sporządzony zapis może być nieważny lub bezskuteczny. Wymogi co do treści zapisu na sąd polubowny zawierają przepisy kodeksu postępowania cywilnego art. 1161 – 1164. W zapisie na sąd polubowny należy wskazać dokładnie przedmiot sporu lub stosunek prawny, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć.  Zapis powinien określać to w sposób precyzyjny. Nie będzie wystarczające wskazanie jedynie, że ma to być stosunek prawny związany z wykonywaniem umowy ponieważ pozostawia tp dowolność co do zakresu zapisu na sąd polubowny.

Natomiast zapis o treści: „wszelkie spory między stronami wynikające ze stosunku prawnego objętego niniejszą umową” będzie wystarczający w przypadku klauzul zamieszczanych w treści umowy regulującej dany stosunek prawny.

Przy formułowaniu zapisu na sąd polubowny należy pamiętać o przestrzeganiu zasady równości stron. Bezskuteczne są postanowienia zapisu na sąd polubowny naruszające tę zasadę, w szczególności uprawniające tylko jedną stronę do wytoczenia powództwa przed sądem polubownym.

Strony zawierając w umowie zapis za sąd polubowny powinny sprecyzować, o jaki sąd im chodzi. Zapis na sąd polubowny może wskazywać stały sąd polubowny jako właściwy do rozstrzygnięcia sporu. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, wiąże je regulamin stałego sądu polubownego obowiązujący w dacie zawarcia zapisu na sąd polubowny.

Zapis na sąd polubowny dotyczący sporów ze stosunku spółki może być również umieszczony w umowie lub statucie spółki handlowej. Wiąże on wówczas spółkę oraz jej wspólników. Ta sama zasada dotyczy zapisu na sąd polubowny zawartego w statucie spółdzielni lub stowarzyszenia.

W sporach z zakresu prawa pracy należy pamiętać, że zapis na sąd polubowny może być sporządzony dopiero po powstaniu sporu. Zapis odnoszący się do sporów, które mogą wyniknąć w przyszłości będzie nieważny.

Również w przypadku sporów związanych z umowami, gdzie stroną jest konsument zapis na sąd polubowny może być sporządzony dopiero po powstaniu sporu i wymaga formy pisemnej. W takim zapisie należy dodatkowo wskazać pod rygorem nieważności, że stronom znane są skutki zapisu na sąd polubowny, w szczególności co do mocy prawnej wyroku sądu polubownego lub ugody przed nim zawartej na równi z wyrokiem sądu lub ugodą zawartą przed sądem po ich uznaniu przez sąd lub po stwierdzeniu przez sąd ich wykonalności.

Co można jeszcze zawrzeć w zapisie na sąd polubowny?

Strony mogą w zapisie na sąd polubowny określić także:

• zasady związane z powołaniem składu sądu polubownego, wskazanie liczy arbitrów, sposobu ich powołania, tryb wyłączenia arbitra;
• zasady dotyczące postępowania przed sądem polubownym np. daty wszczęcia postępowania, języka, terminów wnoszenia pozwu, odpowiedzi na pozew;
• zasady dotyczące wyrokowania i zakończenia postępowania;
• terminowy charakter zapisu na sądu polubowny, tj. postanowić, że będzie on obowiązywał do określonego przez strony terminu;
• uzależnić skuteczność zapisu na sąd polubowny od ziszczenie się określonego warunku;
• poddać pod rozstrzygnięcie sądu polubownego spór o ustalenie nieistnienia umowy lub stwierdzenie jej nieważności.

Określając powyższe kwestie strony muszą pamiętać, żeby nie naruszać zasady równości stron.

Pełnomocnictwo do zawarcia umowy a zapis na sąd polubowny

Zapis na sąd polubowny jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. W konsekwencji pełnomocnictwo ogólne nie jest wystarczające do skutecznego sporządzenia zapisu na sąd polubowny przez pełnomocnika. Dla skutecznego zawarcia porozumienia w przedmiocie zapisu na sąd polubowny niezbędne jest pełnomocnictwo rodzajowe nawet wówczas, gdy zapis taki umieszczony jest w treści umowy jako jej klauzula.

Jednakże pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej udzielone przez przedsiębiorcę obejmuje również umocowanie do sporządzenia zapisu na sąd polubowny w zakresie sporów wynikających z tej czynności prawnej, chyba że z pełnomocnictwa wynika co innego.

1. Zapis na sąd polubowny, także wówczas, gdy zamieszczony jest w postaci klauzuli w umowie „głównej”, nie jest postanowieniem umowy obligacyjnej, a więc jego skuteczność jest rozpatrywana samodzielnie. Kwestia ta jest postrzegana pod tym względem podobnie, jak przy umowie o jurysdykcję, której przypisuje się charakter autonomiczny, niezależnie od tego, że została ona zawarta w tekście samej umowy „głównej”.
2. Ocena istnienia umocowania pełnomocnika do sporządzenia zapisu na sąd polubowny powinna być dokonywana niezależnie od oceny istnienia umocowania tego pełnomocnika do dokonania czynności prawnej, będącej źródłem stosunku prawnego, z którego spory mają być poddane kompetencji sądu polubownego. Konsekwentnie, ocena skuteczności pełnomocnictwa do dokonania zapisu pozostanie niezależna od oceny skuteczności pełnomocnictwa do zawarcia umowy „głównej” i ustalenie, że pełnomocnik był odpowiednio umocowany do zawarcia tej umowy, nie będzie przesądzające dla oceny, czy był również należycie umocowany do tego, by spory wynikłe z tej umowy poddać w imieniu mocodawcy kompetencji sądu polubownego. Innymi słowy, prawo właściwe dla samej umowy arbitrażowej nie rozciąga się na kwestie związane z pełnomocnictwem, tj. w zakres statutu umowy o arbitraż nie wchodzą kwestie związane z pełnomocnictwem o zawarcie umowy o arbitraż. – Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 2 marca 2017 r., V CSK 392/16.