Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest kapitałową spółką handlową, posiadającą osobowość prawną. Oznacza to, że przysługują jej zdolność prawna oraz zdolność do czynności prawnych, niezależnie od wspólników i ich składu osobowego.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że jest on sprzeczny z ustawą. Cele te mogą mieć charakter zarobkowy lub niezarobkowy. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie niektórych rodzajów działalności jest niemożliwe w formie spółki z o.o., gdyż prawo wymaga dla nich formy spółki akcyjnej (np. działalność bankowa lub ubezpieczeniowa), bądź formy spółki osobowej (np. w przypadku wykonywania tzw. wolnych zawodów).
Kto może utworzyć spółkę z o.o.?
Liczba wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być dowolna. Spółka tego typu może zostać utworzona przez jednego bądź więcej wspólników, nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnikami-założycielami sp. z o.o. mogą być osoby fizyczne, osoby prawne (krajowe lub zagraniczne) oraz jednostki organizacyjne, które posiadają zdolność prawną tzw. ułomne osoby prawne. Wspólnikami spółki z o.o. nie mogą być natomiast jednostki organizacyjne niemające podmiotowości prawnej, takie jak stowarzyszenia niezarejestrowane, zakłady bądź oddziały spółek kapitałowych czy spółki cywilne. Wspólnikiem spółki z o.o., mogą być wspólnicy spółki cywilnej.
Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Są zobowiązani tylko do świadczeń określonych w umowie spółki.
Do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają:
- zawarcia umowy spółki,
- wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienia nadwyżki,
- powołania zarządu,
- ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki,
- wpisu do rejestru.
Zawarcie umowy spółki
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tworzy prawną relację między spółką a jej wspólnikami. Jej treść nie może być sprzeczna z przepisami prawa o charakterze bezwzględnie obowiązującym. Powinna być zawarta w formie aktu notarialnego i określać co najmniej następujące elementy:
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki;
- wysokość kapitału zakładowego;
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta również z użyciem wzorca umowy. Zawarcie umowy spółki w taki sposób wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Umowa spółki zawarta jest wówczas po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym. Wzorzec umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określa rozporządzenie Minister Sprawiedliwości z dnia 14 stycznia 2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym.
Firma spółki może być obrana dowolnie, powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością„. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.
Umowa spółki z o.o. powinna określać, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i niepodzielne.
W sytuacji, gdy wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy to pod rygorem bezskuteczności wobec spółki dokładnie określić w umowie spółki.
Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie stanowi inaczej, wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce. Jeżeli umowa spółki przewiduje udziały o szczególnych uprawnieniach, uprawnienia te powinny być w umowie określone (tzw. udziały uprzywilejowane). Uprzywilejowanie udziałów może dotyczyć w szczególności prawa głosu, prawa do dywidendy lub sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki. Uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu może dotyczyć tylko udziałów o równej wartości nominalnej. Uprzywilejowanie dotyczące prawa głosu nie może przyznawać uprawnionemu więcej niż trzy głosy na jeden udział. Umowa spółki może uzależnić przyznanie szczególnych uprawnień od spełnienia dodatkowych świadczeń na rzecz spółki, upływu terminu lub ziszczenia się warunku. Jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń.
Umowę spółki powinni podpisać wszyscy wspólnicy. Z chwilą zawarcia umowy spółki powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Spółka w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.
Wniesienie wkładów na pokrycie kapitału zakładowego
Kolejnym krokiem do powstania spółki z o.o. jest wniesienie przez jej wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego. Kapitał zakładowy spółki z o.o., to określona w umowie spółki kwota, wyrażona w złotych polskich, określająca wysokość łącznego zobowiązania wspólników do wniesienia wkładów do spółki. Co do zasady, kapitał zakładowym powinien odpowiadać sumie wartości nominalnej wszystkich udziałów wspólników.
Kapitał zakładowy spółki z o.o. powinien wynosić co najmniej 5000 złotych. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.
Wkładem jest określone w umowie spółki świadczenie wspólnika dokonywane w celu pokrycia objętego przez niego udziału w kapitale zakładowym. Wkładem do spółki nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług. Wkładem może być wyłącznie prawo majątkowe zbywalne. Wkłady można zasadniczo podzielić na pieniężne i niepieniężne. Wkładem pieniężnym jest pieniądz gotówkowy i bezgotówkowy, a niepieniężnym np. prawa rzeczowe czy obligacyjne prawa do dóbr niematerialnych.
Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.
Udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego.
Wspólnicy powinni wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wnieść nadwyżkę. Powinno to nastąpić przed złożeniem wniosku o wpis spółki do rejestru KRS.
W przypadku spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wspomnianego wyżej wzorca umowy, na pokrycie kapitału zakładowego wspólnicy wnoszą wyłącznie wkłady pieniężne. W takiej sytuacji pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia jej wpisu do rejestru.
Powołanie zarządu
Powołanie pierwszego zarządu w spółce z o.o. powinno nastąpić przed jej wpisaniem do rejestru i jest warunkiem koniecznym do jej powstania. Zarząd jest organem, który prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Składa się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołani wspólnicy lub osoby spoza ich grona. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Wspólnicy mogą zatem w umowie spółki ustalić inny sposób powoływania członków zarządu, np. powołanie przez radę nadzorczą albo przez wskazanego wspólnika czy wspólników. Uchwała wspólników lub umowa spółki może określać wymagania jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Zarząd jest organem obligatoryjnym spółki z o.o. i jego wpisanie do rejestru KRS jest obowiązkowe.
Ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej
Rada nadzorcza oraz i komisja rewizyjna nie są, co do zasady, obligatoryjnymi organami spółki z o.o. Obowiązek ustanowienia rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej zachodzi tylko wtedy, gdy kapitał zakładowy spółki jest wyższy niż 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25. Obie te przesłanki muszą być spełnione łącznie. Zarówno rada nadzorcza, jak i komisja rewizyjna składają się z co najmniej trzech członków. Jeżeli umowa spółki wprowadza jeden albo obydwa wyżej wskazane organy, to przed zgłoszeniem spółki do rejestru należy powołać ich członków. Nie jest możliwe samo ustanowienie tych organów na mocy umowy spółki, bez powołania członków. Pierwsza rada nadzorcza lub komisja rewizyjna mogą być powołane w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki.
Wpis spółki do rejestru
Ostatnim elementem koniecznym do powstania spółki z o.o. jest jej wpisanie do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie spółki do tego rejestru powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Zgłoszenia dokonuje zarząd spółki. Zarząd może również ustanowić w tym celu pełnomocnika, który zrobi to w jego imieniu. Wniosek o wpisania spółki do rejestru składa się do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wniosek powinni podpisać wszyscy członkowie zarządu.
Zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać:
- firmę, siedzibę i adres spółki;
- przedmiot działalności spółki;
- wysokość kapitału zakładowego;
- określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;
- nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej;
- jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;
- jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.
Jeżeli zgłoszenie dotyczy spółki jednoosobowej powinno również zawierać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.
Do zgłoszenia spółki należy dołączyć umowę spółki, oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników, oraz jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego.
Ze zgłoszeniem należy również złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich.
Szczegółowe zasady dokonywania zgłoszenia oraz postępowania rejestrowego regulują przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz kodeks postępowania cywilnego. Wpis spółki następuje na mocy postanowienia sądu z chwilą zamieszczenia danych w rejestrze KRS. Postanowienie to ma charakter konstytutywny, tzn. z chwilą jego wydania dochodzi formalnie do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako osoby prawnej.